МЕТОДИКА ФОРМИРОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДЕЛ

Предмет исследования. Представлена методика формирования и функционирования электронного делопроизводства, которая может быть использована для формирования электронных дел в системах электронного открытого и закрытого документооборота. Задача автоматизированного формирования электронных дел в системах открытого и закрытого электронного делопроизводства решается с использованием области знаний, создаваемой на основе номенклатуры дел, книг и журналов на текущий год, формируемой на основании перечня документов со сроками их хранения. Метод. В работе применен математический аппарат теории графов и логики высказываний (предикатов) в предметной области формирования и функционирования электронного делопроизводства. Процедура формирования электронных дел в системе электронного делопроизводства производится путем направления исполнителями отработанных документов согласно признакам, ставящим в соответствие конкретный электронный документ конкретному электронному делу. Основные результаты. Техническим результатом является автоматизация процедуры формирования и заведения новых электронных дел. Для достижения технического результата учитывают области знаний, формируемых при разработке номенклатур дел, книг и журналов в организации. Для этого создается признаковое пространство с использованием элементов теории графов и логики высказываний (предикатов), характеризующие документы, а также соответствующее конкретному делу, согласно номенклатуре, дел, книг и журналов. По результатам распределения производятся соответствующие отметки в формах учета электронных документов и формируются реквизиты, после чего производится приобщение электронного документа к электронному делу. В рамках методики построено дерево выбора электронного дела для приобщения электронного документа. Разработан алгоритм автоматизированного формирования электронного дела, который доведен до программной реализации. Практическая значимость. Практическая значимость заключается в минимизации срока распределения исполненных электронных документов исполнителями в электронные дела, которая осуществляется через автоматическое формирование электронных дел по заданным критериям и подготовки их к направлению в электронный архив.

1. Попов А.В. Архивы и компьютерные технологии: опыт создания СУБД «Русское зарубежье» // Доклады и сообщения на шестой международной конференции «Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив». Москва, 2000. С. 221–223.
2. Кутузов В.И. Электронное делопроизводство. 2-е изд. М.: Юрист, 2009. 198 с.
3. Королев И.Д., Волков И.К. Задачи создания архива электронных документов // Системы безопасности: матер. XXIV междунар. науч.-техн. конф. Москва, 2016. С. 181–184.
4. Волков И.К., Королев И.Д., Медведев А.Н. Проблемные вопросы в становлении и развитии электронных архивов // Наука вчера, сегодня, завтра. 2016. № 11(33). С. 13–18.
5. Бурова Е.М. Составление номенклатуры дел // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2007. № 7. С. 73–74.
6. Csiczar I., Shields P.C. Information Theory and Statistics: A Tutorial. Boston-Delft: Now Publishers Inc., 2004. 115 p.
7. БлизнецоваА.А. Методика порядка передачи дел в архив Электронный ресурс].  Режим доступа:http://dodiplom.ru/ready/9715(дата обращения 30.05.19).
8. Григорьев С.А. Разработка методики формирования электронного архива кадастровых документов: дис. канд. техн. наук. Москва, 2018. 126 с.
9. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления). М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. 359 с.
10. Волков И.К., Королев И.Д. Формирование электронных дел в системе электронного документооборота // Естественные и математические науки в современном мире. 2017. № 1 (48). С. 36–41.
11. Зыков А.А. Основы теории графов. М.: Вузовская книга, 2004. 664 с.
12. Бондаренко М.Ф., Шабанов-Кушнаренко Ю.П. Об алгебре конечных предикатов // Бионика интеллекта. 2011. № 3(77). С. 3–13.
13. Герасимов А.С. Курс математической логики и теории вычислимости. 3-е изд. СПб.: Лема, 2011. 284 с.
14. Филяк П.Ю. Системы электронного документооборота, ECM-системы. Сыктывкар, 2014. 108 с.
15. Павлова М.Ю., Лелеко Н.Р., Кудрина О.С. О системах электронного документооборота // Вестник Воронежского института высоких технологий. 2013.№ 10. С. 83–85.

This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0 International License